Die Digitalisierung durchdringt zunehmend das moderne Geschäftsleben, und die E-Rechnung ist dabei keine Ausnahme. Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für viele Unternehmen zur Pflicht. Dieser Beitrag erklärt Dir, wer betroffen ist, welche Regelungen in unseren Nachbarländern Österreich und der Schweiz gelten und was Du konkret beachten solltest, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Die Umstellung mag zunächst umfangreich erscheinen, doch sie bietet Chancen für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit – und wir von der Webwerkstatt Stauß begleiten Dich gerne bei jedem Schritt.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ab dem Jahr 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland erheblich ausgeweitet und betrifft nahezu alle Unternehmen. Diese neue Regelung gilt für alle B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands, bei denen Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ausgestellt werden. Das bedeutet, dass jede Rechnung, die zwischen Geschäftspartnern erstellt wird, elektronisch erfolgen und bestimmten Anforderungen entsprechen muss. Ziel ist es, eine einheitliche digitale Abwicklung zu schaffen, um Prozesse zu standardisieren und Transparenz zu erhöhen.

Die E-Rechnungspflicht betrifft also:

• Alle Unternehmen in Deutschland, die umsatzsteuerpflichtige B2B-Geschäfte betreiben
• Rechnungen, die an andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Inland gesendet werden

Ziel ist es, administrative Prozesse zu digitalisieren und zugleich die Transparenz und Sicherheit im Umsatzsteuerverfahren zu verbessern. Diese Regelung dient auch dazu, Steuerhinterziehung und Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern.

Ein Blick über die Grenzen: Regelungen in Österreich und der Schweiz

Während das E-Rechnungsgesetz in Deutschland erst 2025 in Kraft tritt, sind unsere Nachbarländer Österreich und die Schweiz in Sachen E-Rechnung schon einige Schritte weiter.

Österreich

In Österreich ist die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftragnehmer bereits seit 2014 verpflichtend. Unternehmen, die Geschäfte mit staatlichen Institutionen machen, müssen Rechnungen in einem speziellen XML-Format (ebInterface) einreichen, das den österreichischen Richtlinien entspricht. Damit setzt Österreich einen klaren Maßstab in der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen.

Schweiz

Die Schweiz geht etwas flexibler vor. Es gibt keine flächendeckende Pflicht zur E-Rechnung, aber viele große Unternehmen und öffentliche Auftraggeber haben ihre Lieferanten freiwillig auf die E-Rechnung umgestellt. Das gebräuchliche Format ist hier die „Swiss QR-Rechnung“, die QR-Codes zur schnellen Erfassung von Zahlungsinformationen nutzt.

Insgesamt ist das Ziel in beiden Ländern ähnlich: Durch Digitalisierung sollen administrative Hürden gesenkt und Prozesse effizienter gestaltet werden.

Was bedeutet die Umstellung auf E-Rechnung für Dein Unternehmen in Deutschland?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung bringt einige wesentliche Änderungen mit sich, die Du vorbereiten und umsetzen musst, um ab 2025 konform zu sein. Die Umstellung bietet auch die Möglichkeit, Arbeitsprozesse zu modernisieren und Kosten zu sparen. Hier die wichtigsten Aspekte im Überblick:

1. Technische Voraussetzungen

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen erfordert technische Anpassungen in Deinen IT-Systemen. Du benötigst Softwarelösungen, die das elektronische Rechnungsformat erstellen und versenden können. Diese Lösungen sollten in der Lage sein, standardisierte Formate wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung zu verarbeiten. Diese Formate enthalten strukturierte Daten, die von anderen Systemen leicht gelesen und weiterverarbeitet werden können.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein PDF-Dokument beinhaltet.
• XRechnung: Ein reines XML-basiertes Format, das von vielen öffentlichen Institutionen bevorzugt wird.

Diese Formate gewährleisten, dass die Rechnungen vollständig maschinenlesbar sind und eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen, was Zeit und Kosten spart.

2. Rechtliche und steuerliche Anforderungen

Die rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung sind klar definiert und sollten gewissenhaft beachtet werden. Jede E-Rechnung muss alle relevanten steuerlichen Angaben enthalten, um steuerrechtlich korrekt und konform zu sein. Dazu gehören:

• Angaben zum Rechnungssteller und Empfänger
• Rechnungsnummer und -datum
• Steuersätze und Steuerbeträge
• Leistungszeitraum
• Währung und Zahlungsbedingungen

Fehlerhafte Rechnungen können abgelehnt werden und zu Verzögerungen bei der Zahlung führen. Zudem gelten Aufbewahrungspflichten: Du musst sicherstellen, dass E-Rechnungen für eine vorgeschriebene Zeitdauer archiviert und abrufbar sind.

3. Sicherheit und Datenschutz

Da elektronische Rechnungen sensible Unternehmens- und Kundendaten enthalten, sind Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Du musst sicherstellen, dass Deine Systeme den Anforderungen der DSGVO entsprechen und dass Rechnungen verschlüsselt und sicher übertragen werden. Hierbei solltest Du auf zertifizierte Übertragungskanäle und gesicherte Netzwerke achten, um den unbefugten Zugriff auf Daten zu verhindern.

4. Integration in die Buchhaltung

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung ist die Integration in die bestehende Buchhaltungs- und ERP-Software. Die E-Rechnung sollte idealerweise automatisch in das Buchhaltungssystem eingelesen und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Das setzt eine Anpassung oder Erweiterung der bisherigen Systeme voraus, damit die Buchhaltung nahtlos und ohne Medienbrüche erfolgen kann.

5. Schulung der Mitarbeiter

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine technische Veränderung, sondern bedarf auch der entsprechenden Schulung Deiner Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass alle betroffenen Abteilungen, insbesondere Buchhaltung, Einkauf und IT, mit den neuen Anforderungen und Prozessen vertraut gemacht werden. Die Schulungen sollten sowohl die technischen Aspekte der E-Rechnung als auch die rechtlichen Vorgaben umfassen, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Auch wenn die verpflichtende Umstellung auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Bürde erscheinen mag, bietet die E-Rechnung langfristig Vorteile. Unternehmen, die frühzeitig auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen, profitieren von folgenden Aspekten:

• Effizienzsteigerung: Die maschinelle Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt die Rechnungsabwicklung.
• Kosteneinsparungen: Durch weniger Papierverbrauch, Druckkosten und Postversand sparst Du spürbar Kosten.
• Nachhaltigkeit: Die digitale Rechnungsstellung ist umweltfreundlich und spart wertvolle Ressourcen.
• Weniger Fehlerquellen: Automatisierte Prozesse minimieren die Fehlerquote, da manuelle Dateneingaben entfallen.
• Verbesserte Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen sind schnell und systematisch durchsuchbar, was die Nachverfolgung von Zahlungen und Verbindlichkeiten erleichtert.

Insgesamt bietet die E-Rechnung eine erhebliche Optimierung der Geschäftsprozesse, die sich positiv auf die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auswirken kann.

Herausforderungen bei der Umsetzung und häufige Fallstricke

Trotz der Vorteile kann die Implementierung der E-Rechnung komplex sein und einige Hürden mit sich bringen. Häufig treten folgende Herausforderungen auf:

• Unzureichende Softwarekompatibilität: Ältere Systeme oder nicht aktualisierte Software können Probleme bei der Verarbeitung von E-Rechnungen verursachen.
• Datenverluste: Beim Übertrag von E-Rechnungen kann es zu Datenverlusten kommen, wenn Formate oder Felder nicht korrekt abgestimmt sind.
• Fehlende Standards: Trotz der E-Rechnungspflicht gibt es oft keine einheitlichen Formate, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen erschwert.
• Unzureichender Datenschutz: Die elektronische Übertragung von Rechnungen muss stets DSGVO-konform sein, was zusätzliche Sicherheitsanforderungen bedeutet.

Um diesen Fallstricken aus dem Weg zu gehen, ist eine gründliche Planung und die Auswahl geeigneter Technologien von größter Bedeutung.

Brauchst Du Unterstützung?

Wenn Du Unterstützung bei der Umstellung auf E-Rechnung benötigst, kontaktiere die Webwerkstatt Stauß – wir helfen Dir gerne weiter.