Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22. Dezember 2016 entstanden für Handelstreibende und Dienstleister, die elektronische Kassensysteme verwenden, einige neue Verpflichtungen. Einer davon kommt für den geschäftlichen Alltag besondere Bedeutung zu: Der sogenannten „Beleg-Ausgabepflicht”. Dabei handelt es sich um eine Verordnung, die Betreiber elektronischer Kassensysteme dazu verpflichtet, Kunden und Kundinnen für jeden Geschäftsvorgang einen Kassenbeleg auszustellen. Sie tritt mit 1. Januar 2020 in Kraft.

Wer ist von der Beleg-Ausgabepflicht betroffen?

Grundsätzlich sind in Zukunft alle Betreiber elektronischer Kassensysteme – unabhängig von der Art des eingesetzten Systems – verpflichtet, bei jedem Kauf einen Bon auszudrucken und dem Kunden, der Kundin auszuhändigen. Die Verordnung erstreckt sich auf das gesamte Bundesgebiet. Bei den betroffenen Betrieben im Handel und im Dienstleistungssektor gibt es teilweise heftige Kritik an dem Gesetz – unter anderem auch, weil für kleinere Betriebe der zu erwartende erhöhte Papierverbrauch einen wesentlichen Kostenfaktor darstellt.

Was ist das Ziel der Beleg-Ausgabepflicht?

Hinter der zukünftigen Verpflichtung zur Ausgabe von Kassenbelegen steht die Absicht des Gesetzgebers, eine lückenlose Dokumentation von Umsätzen zu gewährleisten und damit die Steuerehrlichkeit zu erhöhen: Nach Schätzungen des Bundesrechnungshofes entgehen den Finanzämtern nämlich jährlich etwa zehn Milliarden Euro an Steuern, die im Handel und in Dienstleistungsbetrieben hinterzogen werden.

Ob die Maßnahme tatsächlich notwendig ist, darüber herrscht allerdings Unklarheit: So argumentieren die Hersteller elektronischer Kassensysteme damit, dass eine Manipulation der Systeme ohnehin nur sehr schwer umsetzbar wäre. Sie sind nämlich so konstruiert, dass jedem Geschäftsvorgang schon zu Beginn eine Transaktionsnummer zugewiesen wird, die mit allen weiteren Vorgängen verbunden ist. Sämtliche Buchungen sind somit zuordenbar und werden in einem eigenen Sicherungssystem, der sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gespeichert.

Bon-Pflicht: Mögliche Folgen für die Umwelt

Neben der Frage nach der grundsätzlichen Sinnhaftigkeit der Beleg-Ausgabepflicht stellt sich auch jene nach möglichen Folgen für die Umwelt durch den zu erwartenden starken Anstieg an ausgedruckten Belegen: Umweltschützer gehen davon aus, dass die zusätzlich zu erwartenden Kassenbons aneinandergereiht eine Länge von 2,2 Millionen Kilometern ergäben würde. Das Problem dabei: Die meisten Kassenbons werden auf Thermopapier gedruckt, dass mit dem als gesundheitsbedenklich eingestuften Bisphenol A beschichtet ist. Selbst wenn Thermopapier ohne Bisphenol A verwendet wird, trägt der erhöhte Verbrauch aber zur Umweltschädigung bei.

Theoretisch gibt es eine Möglichkeit, die Beleg-Ausgabepflicht gesetzeskonform umzusetzen, ohne einen Kassenbeleg auszugeben: Die Belege dürfen auch per E-Mail oder als SMS auf das Handy versandt werden. Praxistauglich ist das freilich nicht – die wenigsten Kunden und Kundinnen werden bereit sein, für den Kauf von ein paar Brötchen ihrem Bäcker eine E-Mail-Adresse zukommen zu lassen.

Trotz der genannten Kritikpunkte ist das Bundesfinanzministerium nicht bereit, von der Beleg-Ausgabepflicht abzugehen. Lediglich für einige wenige Sonderfälle wurde eine Ausnahmeregelung geschaffen.

Gibt es Ausnahmen von der Beleg-Ausgabepflicht?

Um von der Ausnahme vom Belegzwang profitieren zu können, müssen Betriebe einen Antrag beim zuständigen Finanzamt stellen. Ob dieser genehmigt wird oder nicht, ist im Wesentlichen davon abhängig, ob einer großen Zahl von Kunden hauptsächlich sehr kleine Beträge verrechnet werden. Das ist etwa an Kiosken oder vergleichbaren Einrichtungen der Fall. Die Verordnung lässt hier jedoch viel interpretativen Spielraum, ob eine Genehmigung erteilt wird oder nicht, hängt wohl wesentlich von der subjektiven Einschätzung des Bearbeiters ab. Im Wortlaut heißt es in der Verordnung zur Beleg-Ausgabepflicht: „Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht”. Einen Anspruch darauf, eine einmal erhaltene Ausnahmegenehmigung zu behalten gibt es ebenfalls nicht. Das Finanzamt ist berechtigt, erteilte Genehmigungen jederzeit zu widerrufen.

Was muss beim Ausstellen der Kassenbelege beachtet werden?

Der Gesetzgeber hat für die Ausstellung der Belege bestimmte Vorgaben gemacht, die unbedingt eingehalten werden sollten. So müssen auf jedem Bon zwingend folgende Angaben enthalten sein:

• Name/Firmenname und Anschrift des Ausstellers
• Datum und Uhrzeit der Ausstellung
• Menge und genaue Bezeichnung der verkauften Artikel
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag inklusive Steueranteil
• Seriennummer des Kassen- oder des Sicherungssystems

Welche Konsequenzen gibt es bei Verstößen gegen die Beleg-Ausgabepflicht?

Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” enthält auch Strafbestimmungen, um Verstöße gegen Bestimmungen des Gesetzes zu sanktionieren. Handelsbetriebe und Dienstleister, die sich nicht an die Bon-Pflicht halten, müssen ab 1. Januar 2020 mit Bußgeldern von bis zu 25 000 Euro rechnen. Unklar ist jedoch, ob diese Strafen überhaupt exekutiert werden: Ein entsprechender Bericht der „Welt” wurde vom Bundesfinanzministerium dementiert, es sollen demnach zunächst keine Strafen verhängt werden. Ob das so bleibt und ab wann Betriebe, die die Bon-Pflicht ignorieren, dennoch mit Sanktionen rechnen müssen, lässt sich nicht mit Sicherheit beantworten.

Tipp: Trotz zusätzlicher Kosten ist es sinnvoll, spätestens mit 1.1.2020 bei jedem Verkauf einen Bon auszustellen, da mögliche Konsequenzen bei Verstößen derzeit nicht klar abzuschätzen sind. Um die gesetzlichen Bestimmungen sicher einhalten zu können, sollten elektronische Kassensysteme schon jetzt so programmiert werden, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für Kassenbons entsprechen.

Sollten Sie weitere Informationen zum Thema Beleg-Ausgabepflicht benötigen, finden Sie diese über die Suchfunktion auf der Website des Bundesfinanzministeriums . Den vollständigen Gesetzestext erhalten Sie hier .